Po zalogowaniu, otwiera się menu główne edytora ankiet. Aby dodać nową ankietę do systemu, należy przejść do panelu Utwórz formularz.

By rozpocząć pracę nad nowym formularzem na podstawie istniejącego pliku PDF, należy kliknąć Nowy projekt.

Następnie należy zlokalizować na dysku plik PDF, zaznaczyć go i nacisnąć Otwórz. Po wczytaniu pliku, dokument będzie widoczny w głównym oknie aplikacji. By dostosować przybliżenie (zoom), możesz użyć przycisków plus i minus dostępnych w prawym dolnym rogu okna lub przytrzymując przycisk CTRL na klawiaturze i ruszając kółkiem myszy w górę lub w dół. By przeglądać poszczególne strony wielostronicowego dokumentu, użyj przycisków < i > dostępnych pod podglądem ankiety. Dla wygody rekomendowane jest używanie aplikacji w trybie pełnoekranowym (w tym celu kliknij dwukrotnie na górnym pasku lub kliknij środkową ikonkę w górnym prawym rogu aplikacji). Rozmiary poszczególnych paneli wewnątrz okna można dopasować poprzez przesuwanie ich granic, jak pokazano na poniższym obrazku.

W celu zapisania różnych etapów swojej pracy, możesz użyć standardowych przycisków Zapisz oraz Zapisz jako. IC Pen 2 Survey Editor zapisuje pliki w własnym formacie plików o rozszerzeniu *.icpdf2. IC Pen 2 Survey Editor jest kompatybilny wstecznie z plikami *.icpdf stworzonymi w programie IC Pen Survey Editor (EOL).

W dowolnym momencie pracy nad ankietą możliwe jest podmienienie pliku PDF (tła). Jest to szczególnie przydatne jeśli plik tła zostanie nieznacznie zmieniony lub kiedy nowa ankieta nie różni się mocno od istniejącej. By podmienić tło, kliknij przycisk Podmień plik PDF, wskaż na dysku nowy plik PDF i potwierdź naciskając Otwórz w oknie systemowym. W efekcie zamienione zostanie tło dokumentu. Zdefiniowane wcześniej regiony pozostaną niezmienione. Należy pamiętać o dopasowaniu ich pozycji tak by pasowały do nowego tła, gdyż często zdarza się nieznacznie przesunięcie, np. w efekcie dodania linijki tekstu lub zmiany marginesu (obrazek poniżej). Możliwe jest podmienienie jednostronicowego dokumentu na wielostronicowy oraz w przeciwną stronę (w takim wypadku ważne jest by pamiętać o tym, że regiony umieszczone na stronach, które nie istnieją w nowym pliku PDF zostaną utracone). Cofnięcie operacji podmiany tła nie jest możliwe.

Łatwe przechodzenie pomiędzy kolejnymi etapami tworzenia formularza są możliwe dzięki przyciskom Cofnij i Ponów. Przyciski działają podobnie jak te znane z aplikacji takich jak Office Word lub podobnych. Cofnij powoduje usunięcie ostatniej zmiany dokonanej w dokumencie, zaś Ponów przywraca dokument do stanu sprzed ostatniego użycia przycisku Ponów. By pracować jeszcze szybciej, możesz użyć standardowych skrótów klawiszowych: CTRL+Z dla Cofnięcia oraz CTRL+Y dla Ponowienia.

Zanim wprowadzi się ankietę do systemu, można otworzyć podgląd raportu w formacie Excel, by sprawdzić czy pola zostaną wyeksportowane tak jak zostało założone. By to zrobić, należy nacisnąć przycisk Podgląd w Excel. Zostanie utworzony tymczasowy plik i automatycznie otwarty w twoim programie Excel (jeśli Excel lub inna przeglądarka plików XLS nie jest zainstalowana, funkcja nie zadziała).

Kiedy formularz jest skończony i zakodowany (z dodanymi regionami) można dodać go do systemu. Aby to zrobić, projekt musi być uprzednio zapisany, a jeśli nie jest, program zapyta o zrobienie tego. Jeśli oba wymagania są spełnione, możesz dodać ankietę klikając Wprowadź do systemu.

W nowym okienku, dodaj nazwę ankiety (będzie ona dostępna pod tą nazwą w aplikacji klienckiej IC Pen Client), wybierz język, w którym ma być rozpoznawane pismo odręczne oraz dodaj tagi (nie wymagane). Powinny one zawierać jedynie znaki a-z i 0-9 oraz „ _ ” (podkreślnik). Aby dodać tagi, napisz w polu tekstowym i naciśnij Dodaj. Aby usunąć istniejący tag, zaznacz go na liście i kliknij Usuń. Potwierdź naciskając Wprowadź do systemu. W zależności od rozmiaru i ilości stron formularza, dodawanie może chwilę potrwać.

Jeśli operacja przebiegła poprawnie, aplikacja potwierdzi dodanie formularza do systemu. Od tego momentu będzie on dostępny w aplikacji IC Pen Client.

Dodawanie Regionów

Kodowanie ankiety przy użyciu regionów jest prostym procesem dodawania pól aktywnych do formularza. Oznacza to, że w danym polu system podejmie określoną akcję. W polach z białym logo w ikonie (patrz nr 1 na poniższej grafice) będzie szukał określonych typów danych w piśmie odręcznym użytkownika wprowadzonym długopisem cyfrowym (np. cyfry, litery, zaznaczenia, podpisy). Wpisy znalezione w tych polach mogą być zamienione na pismo maszynowe lub przetwarzane z uwzględnieniem dodatkowych parametrów (np. cechy biometryczne). W regionach oznaczonych ikonami koloru czarnego (nr 2) system podejmie określoną akcję w momencie drukowania formularza (np. nadrukuje dodatkowe logo lub pozostawi dane pole bez ingerencji w kolorystykę).

Najczęściej używanymi regionami są: Pytanie otwarte (Open Answer), Zaznaczenie (Checkbox), Pole liczbowe, Pole tekstowe, Wyślij na telefon (Send by Phone). Dostępne regiony zlokalizowane są w górnym prawym rogu okna aplikacji. Regiony można dodać w dwojaki sposób:

• Przeciągając ikonę regionu z prawej strony na formularz (Drag & Drop). Należy wtedy dopasować rozmiar regionów do pól formularza.
• Zaznaczając region lewym przyciskiem myszki, a następnie klikając dwukrotnie w pole formularza. Region automatycznie wypełni pole, dopasowując się do najbliższych krawędzi. Kliknięcie prawym przyciskiem myszki spowoduje pojawienie się niedopasowanego regionu.

W czasie tworzenia formularza należy pamiętać, że regiony nie powinny znajdować się zbyt blisko krawędzi strony, gdyż w takim wypadku mogą nie być prawidłowo odczytane przez długopis cyfrowy (staraj się zachować co najmniej 1 cm margines).
Po dodaniu i zaznaczeniu regionu, w prawym dolnym panelu pojawią się jego właściwości, które można edytować. Na górze widoczne są rozmiar i pozycja regionu w pikselach. Parametry te można zmienić wpisując odpowiednie wartości lub przeciągnąć region na formularzu za pomocą myszki. Region można też przesuwać precyzyjnie za pomocą strzałek na klawiaturze z przytrzymanym lewym CTRL (skok o jedną jednostkę) lub z CTRL+SHIFT (skok o 15 jednostek).
Najważniejszą z własności regionu jest Nazwa pola/Nazwa grupy, która musi być unikalna. Pole nazwy będzie zaznaczone na czerwono dopóki nie zostanie poprawnie wypełnione. Aby wprowadzić ankietę do systemu, należy wypełnić wszystkie wymagane pola dla wszystkich regionów. Pole Słownik pozwala dodać słownik do regionu, według którego system rozpoznawania pisma (OCR) będzie rozszyfrowywał słowa. Jeśli to pole pozostanie puste, domyślnie wykorzystany będzie pełen słownik. Zaznaczając pole Dodatkowy słownik użytkownik może stworzyć i/lub dodać własny słownik (zobacz).

Różne regiony mają różne właściwości, na przykład Pole obrazkowe poza pozycją i rozmiarem ma tylko Nazwa pola/Nazwa grupy. Natomiast pola kratkowane mają dodatkową opcję Liczba znaków. Dodając więcej regionów, należy uważać aby ich położenie nie pokrywały się. Szczegółowy opis regionów można znaleźć pod tym linkiem.

Regiony dodane na formularzu mogą mieć różne kolory informujące o ich stanie:

• niebieski – region prawidłowy, wszystkie wymagane informacje wypełnione
• żółty – zaznaczony prawidłowy region
• fioletowy – zaznaczony nieprawidłowy region
• czerwony – region nieprawidłowy, błędne lub brak wymaganych informacji o regionie np. brak nazwy lub regiony pokrywające się

Nieprawidłowe zakodowanie regionu może być efektem jednego lub kilku z poniższych błędów:

• parametr Nazwa pola / Nazwa grupy jest pusty,
• podany parametr Nazwa pola / Nazwa grupy już istnieje,
• różne parametry Wartość domyślna w ramach tej samej grupy pól typu checkbox,
• taka sama Wartość jeśli zaznaczono dla więcej niż jednego pola typu checkbox w ramach jednej grupy,
• dwa lub więcej regionów nachodzą na siebie

Bardzo przydatną funkcją jest zaznaczanie regionów, dzięki czemu można wykonywać określone operacje na wielu regionach jednocześnie. Może być to na przykład przesuwanie, usuwanie lub nadawanie właściwości. Aby zaznaczyć regiony, przytrzymaj klawisz SHIFT na klawiaturze i klikaj pożądane regiony, jeden po drugim, lewym przyciskiem myszy. Inną możliwością, przydatną kiedy regiony znajdują się blisko siebie, jest użycie pola zaznaczenia. W tym celu przytrzymaj przycisk CTRL na klawiaturze, a następnie kliknij i przytrzymaj lewy przycisk myszy i przeciągnij kursor nad polem, które chcesz zaznaczyć (pole zostanie podświetlone na niebiesko). Po użyciu pola zaznaczenia, nadal możliwe jest pojedyncze zaznaczenie w celu odjęcia lub dodania pewnych regionów do zaznaczenia (SHIFT+LPM). Kiedy region jest zaznaczony, możesz przejść do kolejnego regionu w kolejności (geometrycznej) używając przycisku TAB na klawiaturze lub SHIFT+TAB, by przejść do poprzedniego. Niechciany region można usunąć za pomocą klawisza Delete na klawiaturze.

Narzędzia zaawansowane

W prawym górnym rogu edytora ankiet, znajduje się przycisk Pokaż narzędzia, po kliknięciu w niego pojawią się zaawansowane właściwości.

Narzędzia zaawansowane pozwalają wygenerować wiele regionów o określonym rozmiarze, położeniu i przesunięciu. Można też prze-konwertować istniejący region na inny lub nazwać domyślnie wszystkie nienazwane regiony. Opcje takie jak Kolor długopisu/tła, czy Typ obramowania i inne tego typu będą widoczne dopiero po dodaniu formularza do systemu. Szczegółowy opis opcji zaawansowanych można znaleźć tutaj.

Gotowy formularz

Po utworzeniu formularza, aby dodać go do systemu, należy kliknąć w przycisk Wprowadź do systemu. Jeśli formularz nie zawiera błędów i został zapisany, pojawi się informacja o poprawnym dodaniu do systemu. Użytkownik zostanie powiadomiony odpowiednią informacją również w innych przypadkach, np. jeśli formularz nie jest poprawny lub nie został zapisany. Ankietę można też zapisać na dysku i dodać do systemu w aplikacji IC Pen.

Ciekawą i przydatną opcją jest Podmienienie pliku PDF. Opcja pozwala podmienić PDF w każdym momencie tworzenia formularza. Jest to szczególne przydatne w przypadku, gdy nastąpiły zmiany w pliku PDF (np. nowe pole), a formularz jest już gotowy.